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  Descriptif détaillé des principales fonctionnalités
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   Le Centre de Contrôle  
   

Le centre de contrôle de ConviSAV est le cœur du logiciel, il permet d'accéder trés rapidement à l'ensemble des informations opérationnelles disponibles : dossiers en cours ou archivés. Afin d'optimiser les recherches, chaque opérateur a de plus la possibilité de configurer ce module selon ses paramètres d'utilisation les plus fréquents.

Chaque dossier en cours est affecté d'un niveau d'alerte de suivi et associé à une couleur (Alerte, A suivre, Normal). Ce classement permet de voir immédiatement tous les dossiers sur lesquels une intervention est nécessaire (devis accepté, pièces à commander, pièces reçues, ...)

 
   Les tarifs  
   

ConviSAV peut mémoriser l'ensemble des tarifs de vos fournisseurs (plus de 500 000 références est courant chez certains de nos clients..). Un système de paramétrage très souple vous permet d'intégrer des fichiers d'origine diverses (texte, EXCEL, ACCESS, ..) au besoin nous réalisons ce paramétrage pour vous. La gestion des groupes de prix et des indices est effectuée et vous permet de d'automatiser vos propres coefficients de vente par tranches de prix
Les fichiers peuvent être traités à partir de CD/DVD, clé USB, ou internet mis à votre disposition par vos fournisseurs.

Un moteur de recherche très performant est disponible pour répondre précisément et rapidement aux demandes de vos clients. La recherche multicritères peut s'effectuer sur les références, marques, fournisseurs, désignations partielles, catégories, familles, codes-barres.

 
   Les articles suivis  
   

Les articles que vous commercialisez sont créés manuellement ou de façon semi-automatique à partir des tarifs fournisseurs. Des liens documentaires automatiques (photos, fiches techniques) peuvent être créés avec d'autres applications (cd-rom, sites web fournisseurs). ConviSAV gère également des liens d'équivalences multiples entre l'ensemble des références suivies ou en tarifs fournisseurs

Pour identifier vos produits vous disposez d'une panoplie d'étiquettes paramétrables de tailles variables pouvant contenir :
- votre logo commercial,
- le code barre,
- les références, désignation et prix de l'article,
- la localisation dans le stock,
- des informations complémentaires saisies manuellement

Certains articles peuvent être gérés par n° de série ce qui permet de "tracer" facilement un article de son entrée en stock jusqu'au retour éventuel et sa prise en charge par le SAV.

 
   Les appareils  
   

Les centres de SAV qui traitent souvent les mêmes appareils peuvent référencer ceux-ci afin d'apporter plus de rapidité et d'efficacité dans le traitement des opérations de SAV. Ce fichier permet d'établir des liens documentaires avec les données techniques constructeurs (photos, fiches techniques, vues éclatées, nomenclature des appareils, ...). Les descriptifs des pannes les plus fréquentes et les plus pernicieuses ainsi que leurs méthodes de résolutions peuvent être référencés pour améliorer les performances de vos techniciens.

Il est également possible d'enrichir de façon automatique la nomenclature des pièces détachées de ces appareils à l'aide des références utilisées dans les travaux de réparations.

 
   La gestion des réparations  
   

Le module de gestion et de suivi des réparations en atelier est conçu autour d'un tableau central : qui permet d'avoir une vue globale des opérations en cours. En quelques clics, vous retrouvez facilement un dossier par son n°, le nom ou le téléphone du client ou partir d'une liste triée sur de multiples critères.
A partir de ce tableau de bord central vous accédez facilement l'ensemble des opérations possibles :
- saisie et suivi des devis
- saisie et suivi des commandes de pièces rattachées à la réparation
- saisie des travaux de réparation :
- facturation de la réparation
- fiche de garantie
- planning prévisionnel des réparations
- suivi des appareils en prêt
- comparatif temps facturé et temps réel consommé

Les clients peuvent être prévenus automatiquement par courrier, fax, mail ou SMS lorsqu'un devis est réalisé ou qu'une réparation est terminée.

Les dossiers clôturés sont stockés et conservés en ligne. Ils sont accessibles par un moteur de recherche multicritères.

Un appareil revenant à plusieurs reprises au SAV est facilement retrouvé et son dossier créé automatiquement par la recherche sur l'une des informations suivantes: n° du dossier, code, nom, adresse du client, référence, modèle, type appareil, n° de série, n° de facture, date de la réparation, référence fournie par le client.

Les garanties répondent à la nome AGORA électroménager pour le blanc et SIMAVELEC pour le brun. Les interventions sont vérifiées selon les normes des différents constructeurs puis déposées sur les serveurs des marques pour traitement.

 
   Les dépannages extérieurs  
   

L'historique des interventions permet l'accès au dossier s'il a déja été archivé. Les informations concernant l'appareil sont complètées par une localisation précise du client.
Comme pour les réparations en atelier l'ensemble des fonctions de gestion des dépannages est accessible partir d'un tableau central :
- gestion du planning des rendez-vous
- géolocalisation des clients
- optimisation itinéraire des tournées techniciens
- export itinéraire au format kml vers récepteur GPS
- report et annulation
- édition du planning prévisionnel pour une période par dépanneur
- édition de pré-factures ou bons d'intervention et de feuilles de route par tournées dépanneur
- encaissement d'acomptes et mise en attente du dépannage
- vérification et comptabilisation des factures au retour
- gestion éventuelle de livraisons sans dépannage
- compte rendu archivé pour les dépannages en sous-traitance
- traitement des garanties
- suivi des commandes de pièces
- suivi et traitement des devis
- suivi des appareils en prêt
- comparatif temps facturé et temps réel consommé
- statistiques sur les retours par technicien
- alerte automatique devis effectué par courrier, fax, mail ou SMS

 
   Les commandes clients  
   

Ces commandes ont des origines diverses (commande directe client, atelier réparation, dépannage extérieur) mais sont centralisées dans un seul module de suivi et de gestion des commandes clients qui en permet le suivi étape par étape :
- commande enregistrée non validée
- commande validée avec éventuellement acompte saisi et édition de bon de commande
- commande transmise chez le fournisseur
- commande reçue - a expédier ou client à prévenir
Une procédure de vérification globale des commandes en attente de transfert chez le fournisseur permet de s'assurer que les lignes saisies sont correctes avant le traitement de la commande fournisseur.

Les clients en attente de pièces sont prévenus automatiquement par courrier, fax, mail ou SMS.

Un état de contrôle permanent des pièces reçues permet de s'assurer que les pièces livrées ont été posées ou facturées au client.

 
   La gestion des stocks et des approvisionnements  
   

ConviSAV permet la gestion des stocks sur plusieurs centres de SAV, dépôts, magasins, véhicules. Les commandes fournisseurs peuvent être gérées globalement sur plusieurs stocks ou individuellement. La préparation de commandes automatiques intègre les options suivantes :
- commandes directes clients, atelier ou dépannage extérieur
- commandes des articles ayant atteint ou dépassé le stock mini
- commandes complémentaires pour atteindre un minimum de commande (Franco)
- commandes de dernière minute saisies manuellement

La commande du fournisseur valide peut être transmise par fax, mail ou internet (AGORA électroménager)

La saisie des livraisons permet d'éditer automatiquement des étiquettes de marquage avec code barre et localisation dans le stock. les reliquats de commande sont gérés. Les prix d'achats modifiés permettent la mise jour automatique des prix des tarifs fournisseurs et des articles suivis.

ConviSAV gère la procédure d'inventaire avec émission d'état préparatoire selon le classement physique des articles. L'inventaire automatisé par lecteur code barre est également possible. A l'issue de la saisie un état d'écart d'inventaire peut être édité.

Le module de gestion des stocks permet la consultation de l'historique des mouvements de stocks avec suivi possible par n° de série.

 
     La gestion des contrats  
 

ConviSAV permet la gestion de différents types de contrats :intervention sur site, retour atelier, hot-line, location et prêt.

Un contrat permet le suivi de plusieurs matériels par n° de série, des prestations immatérielles diverses, des matériels en prêt ou en location. Lors de l'enregistrement d'un matériel sous contrat sur un dossier atelier ou extérieur, il est automatiquement reconnu, et le dossier généré est traité comme un dossier sous contrat.

Pour les contrats d'intervention sur site, un planning des visites préventives peut être généré automatiquement et intégré dans le planning des techniciens.

L'historique des interventions associées à un contrat est consultable à partir du contrat.

Un crédit temps peut être alloué pour les dossiers hot-line et lors des interventions hot-line, le temps passé entre l'ouverture et la fermeture du dossier est déduit du temps alloué.

 La facturation du contrat est automatique selon le paramétrage défini : d'avance, à terme, ....

   Les ventes et la facturation  
   

ConviSAV a adapté son système de vente - facturation aux organisations d'entreprises les plus variées :
- vente rapide caisse par code barre avec production de ticket de caisse et impression des chèques
- vente directe en mode accéléré avec ou sans émission de facture
- vente normale avec mise en page et édition de facture
- saisie de bons de livraisons pour facturation périodique ou fin de mois

Les ventes peuvent être tarifiées selon les catégories de clients et les opérations réalisées.

Les factures sont conservées en ligne selon les besoins de l'entreprise et sont consultables et ré-imprimables à volonté.

Le module gestion de caisse permet la gestion complète de la caisse avec une centralisation journalière, le suivi de chaque ticket de caisse et la transformation rapide d'un ticket de caisse en facture. Un état journalier de la caisse centralise tous les mouvements réalisés sur la caisse : recettes ventes, dépenses de caisse, mouvements divers.

Les éléments financiers issus de la facturation et des règlements saisis peuvent être transférées vers votre logiciel de comptabilité préféré (Ciel, EBP, SAGE, API, QUADRA...). Au besoin nous développons cette interface vers votre comptabilité personnelle.

De nombreux sous-produits sont disponibles avec le module vente facturation :
- saisie des règlements
- journaux d'encaissements
- bordereau de remises en banque
- journaux de ventes
- état des impayés
- relevé de factures
- état de commissionnement
- gestion des relances

Vos documents clients (factures, bons de livraisons, fiche de réparation) sont personnalisables avec vos logos et vos entêtes, la souplesse de ConviSAV nous permet même de produire des documents selon vos formats propres.

 
       
   Le serveur internet  
   

Le module serveur internet SAV permet aux clients des centres techniques de consulter par internet l'état de leurs dossiers. Il s'adresse aussi bien aux clients particuliers qu'aux donneurs d'ordre qui sous-traitent dans votre centre.

Le logiciel ConviSAV met automatiquement et régulièrement à jour le site internet et récupère aux besoins les informations fournies par les clients. Le client du centre peut en connexion sur internet consulter l'état d'avancement de ses dossiers :
- état d'avancement de ses réparations en cours (devis en cours, attente pièces, réparation en cours ou termine)
- suivi des commandes de pièces (en commande ou reçue)
- devis effectués : accord ou refus du client possible

Lors de l'enregistrement d'une commande ou d'une réparation un code personnel est remis au client, ce qui lui permet d'accéder en toute sécurité à son dossier. Pour les donneurs d'ordre un code spécifique valable pour tous leurs dossiers leur sera remis par le centre technique.

 
       
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